既存企業にDXを導入する手順！5つのステップでわかりやすく解説

DX化の前提となる基本要素

社内にDXを導入する前に、まずは前提となる基本要素を知っておきましょう。それぞれ3つの項目に分けて解説します。

情報のデジタル化

社内にDXを導入するには情報のデジタル化が必要となります。情報のデジタル化とは、紙媒体で取り扱っている社内情報などをデータ化することです。下記のようなデジタル化があげられます。

• 社内マニュアル
• 業務資料
• 会社の機密情報

社内情報のデジタル化によって管理しやすくなると同時に、紛失するリスクを軽減できます。デジタル化をするためのツールは下記をご参考ください。

• Google Workspace
• NotePM
• Confluence

情報管理ツールを有効的に活用すれば、情報の管理が容易になります。情報のデジタル化を検討する際には情報管理ツールをぜひご活用ください。

情報のデジタル化で企業利益を増幅させた例として、自動車配車サービスの「Uber」があげられます。従来の配車サービスでは、電話や目視で空車管理を行っていました。一方、Uberは情報のデジタル化を取り入れたことにより、空車管理や配車呼び出しなど、一連の配車サービスを専用アプリで利用できるようになったのです。

業務の効率化

DX化には業務の効率化が必要不可欠だといえます。情報のデジタル化によって管理しているデータを用いて、業務の効率化を図りましょう。

業務の効率化は具体的に、FAXではなくデータでのやり取り、ビジネスチャットツールを用いて円滑な連絡、Excelのマクロ機能を用いた業務の自動化などがあげられます。促進するツールとしては下記のとおりです。

• Excel
• Googleスプレッドシート
• Chat work
• Skype
• Zoom

業務の効率化が実現すればDXを導入できるだけでなく、会社の業績を伸ばすことにもつながるでしょう。ぜひとも、業務効率化の便利ツールを取り入れてみてください。

情報データの共有

情報のデジタル化が進んだところで、その情報を従業員一人が管理していては業務の効率化を図れません。そこで次に情報データの共有が必要となってきます。情報データの共有を意識することにより、円滑に業務を進めることができます。

情報共有ツールやタスク管理ツールを活用し、業務の効率化を図りましょう。具体的には下記のようなツールがあげられます。

• Slack
• Kibela
• Trello

ツールにはそれぞれの特徴があります。環境や業務に合ったものを選び、社内のDX化を本格的に進めていきましょう。

社内にDXを導入する5つの手順

DXを導入するための基本要素は理解できたでしょうか？続いて、社内にDXを導入する手順を解説します。

DXを本格的に導入するためには、いくつかの障壁を乗り越えなければなりません。ぜひ本項を参考にして、社内のDX化を促進していきましょう。

経営戦略・ビジョンの共有

社内にDXを導入する際、はじめに取り組むべきことは経営戦略とビジョンの共有です。経営幹部だけがDX化を実行に移してもトラブルを引き起こすため、共有は必須といえます。

社内のDX化は会社全体で取り組むものであり、経営サイドだけが実行する課題ではありません。DXを導入する上でのビジョンを従業員に共有しておかなければ、促進していく過程で意識の相違が発生し、大きなトラブルが発生します。さらに経営戦略が定まっていないとDXに対する認識のズレが起こり、内部分裂につながりかねません。

そのため「この会社はなぜDX化を目指しているのか」という、経営戦略とビジョンを明確に定め、社内全体に共有することがDX化の第一歩となるのです。

経営幹部によるコミットメント

DX化を促進するにあたって、従業員一人ひとりへの共有が大切だとお話しました。しかし、従業員に社内のDX化を任せっきりにしてはいけません。DX化の実現には、経営幹部によるコミットメントが重要となります。

DXを本格的に実施することは決して容易ではなく、さまざまな障壁があります。DXを導入する際、環境の変化に耐えきれず大半の従業員が退職してしまうかもしれません。さらには経営状況が落ち込む可能性も考えられます。

そんな障壁を乗り越えるためには、揺らぐことのない強い意志とリーダーシップが必要であり、経営幹部によるコミットメントが重要になります。強いリーダーシップを持てば従業員は期待に応えてくれるでしょう。

社内環境の構築・整備

DXを促進させようとすると、社内環境が大きく変化します。そのときには新たな社内環境を構築、または整備する必要があるのです。例えば、業務のデジタル化に伴う新規機器の導入、従業員一人ひとりのDX化に対するマインド構築などがあげられます。ほかにも下記のような内容が考えられます。

• コミュニケーションツールの導入
• DX促進部門の設立
• 新しいデジタル技術の導入
• 新規事業の立ち上げ

DX化を促進するためには社内教育だけでなく、即戦力として優秀な人材採用も考えられます。社内環境の構築は社内状況によって異なるため、ご自身の会社にあった方法を模索しましょう。

投資に関する意思決定

社内のDX化を低コストで実施しようとする経営者も少なくありません。予算をかけずに社内構築できるのであればそれがベストでしょう。

しかし、社内のDX化は長期間にわたって行われる長期投資の一種です。中途半端に低コストで実行しても、うまくいかなければ元も子もありません。会社を飛躍させるための長期投資であると考えて、DX化に対する投資額を決定しましょう。

DXの本格導入

ここまでのステップを着実に踏めば、社内にDXを本格導入できるでしょう。しかし、社内のDX化は導入して終わりではありません。なぜかというと、デジタル技術は時代とともに常に変化しているからです。常に最新の動向を把握し、その変化に対して柔軟に対応し続ける必要があります。

そのため、DXの本格導入が終わったからといって気を抜かないよう注意しましょう。

DX導入後の体制・仕組みづくり

DXを導入するまでの流れはざっくり把握できたかと思います。続いて、DX導入後の体制や仕組みづくりをみていきましょう。

DXは導入して終わりではありません。常に時代の流れを読み取り、変化していくことが大切です。本項を参考してDX導入後の流れを理解しておきましょう。

ITシステム部門の構築

DX導入後はITシステムが複雑化することにより、現場が混乱する可能性も考えられます。あらかじめITシステム部門を構築することで、DX導入後のトラブルが大幅に軽減されるでしょう。

このITシステム部門は、専門知識を持っている従業員だけで構成する必要はありませんが、ITシステムを多少なりとも理解している人材がいると効率的です。可能であれば各部門の従業員をそれぞれ招集し、どの部門に対しても対応できる状態にしておきましょう。

ITシステムのガバナンス

ITシステムのガバナンスを行う必要があります。ガバナンスとは、統治や管理を示す言葉のことです。ITシステムは時間が経つごとに複雑となり、管理が行き届かなくなります。その状態を放置しているとITシステムのブラックボックス化が進み、取り返しのつかないことになります。

そのブラックボックス化を避けるためにも、ITシステムを適切に管理しなければなりません。例えば、定期的にシステム回りを分析する、内部構造を明確化しておくなどがあげられます。また、新しいシステムを導入する際には、既存システムを整理してから導入するとなお良いでしょう。

従業員の人材育成

DXの導入後は従業員の人材育成が必要になります。社内にDXを導入することで、従来の業務に加えてデジタル技術を用いた新たな業務が追加されます。新たな業務には一定のレベルが求められるため、いままでと同じレベルの従業員ではトラブルを起こしかねません。

そのため従業員の人材育成に注力し、人材レベルを底上げする必要があるのです。人材育成には下記のような方法が効果的です。

• 定期的に研修を実施する
• 各従業員に都度ヒアリングを行う
• 学習する時間を設ける

各従業員にDX化を理解してもらうためには、経営幹部が深く理解しておく必要があります。経営幹部が率先して学習を行い、社内全体に共有していきましょう。また、人材育成にはどうしても時間を要するため、長期目線で取り組むことをおすすめします。

デジタル技術への追従

社内にDXを導入しても終わりではありません。時代の流れとともにデジタル技術も変化していくため、社内のDX化を維持するためには、デジタル技術への追従を続ける必要があります。

さらにはデジタル技術の変化だけでなく、新しいビジネスモデルが確立されることもあるでしょう。それら時代の変化に対応するためにも、新しい分野を追求し続ける姿勢がキーポイントとなります。

まとめ

本記事では、社内にDXを導入する手順、導入後の仕組みづくりを解説しました。

多くのデジタル技術が発展し続けるいま、社内のDX化が重要視されています。DXを導入することによりほか企業との差別化が図れ、多くのデジタル技術を取り入れられます。ほか企業と差を広げるためにも、ぜひ本記事を参考にして社内にDXを導入してみてください。